計(jì)算過程并不復(fù)雜，但結(jié)果卻令人吃驚。首先，假設(shè)一家公司有20,000名領(lǐng)取薪水的職員，其中包括許多技術(shù)精湛的人才。之后計(jì)算出這些員工的人均年薪為100,000美元。保守估計(jì)，假如每個人每年在低效會議上花費(fèi)15%的時(shí)間。那么公司在這方面浪費(fèi)的時(shí)間所造成的損失是多少?答案是：3億美元。

　　以上是分析公司volometrix的調(diào)查結(jié)果。這家公司的調(diào)查人員研究了二十多家美國大型公司的會議管理方式。在一家極具代表性的公司，僅管理高層會議便已經(jīng)花去了約300,000個小時(shí)，相當(dāng)于一名高管全職工作144年。

　　當(dāng)然，我們很難估算大多數(shù)會議實(shí)現(xiàn)的成果，但volometrix研究了會議期間與會者執(zhí)行多重任務(wù)的情況。公司ceo萊恩?富勒說：“衡量效率的方式之一是計(jì)算每一位與會者發(fā)送的電子郵件數(shù)量，”因?yàn)榘l(fā)送電子郵件和短信“表明與會者沒有100%參與討論，或許因?yàn)樗麄兏静恍枰獏⒓訒h?！眝olometrix的數(shù)據(jù)顯示，在開會期間，每一位與會者平均每30分鐘至少發(fā)送三封電子郵件。而且，這個數(shù)據(jù)還沒有統(tǒng)計(jì)與會者收到的信息。

　　富勒說：“人們往往不認(rèn)為一個人的時(shí)間有金錢價(jià)值，或者會議會有實(shí)際成本。但如果每個人都能更清楚和更關(guān)注時(shí)間的價(jià)值，一家公司就會提高效率，盈利能力也會大幅提升。”他提出了減少會議的四種方式。

　　限制多余的管理者出席。富勒說：“如果同一部門或職能單位內(nèi)，有兩個以上的管理級別，這意味著有些人只是在聽命行事。他們不參與決策過程。因此，真的有必要讓他們放下手頭的工作去出席會議嗎?”他注意到，許多公司會在會議結(jié)束后發(fā)放會議記錄，其中會詳細(xì)說明會議的具體情況，“發(fā)放對象甚至包括出席過會議的人”，“那些只需要知曉情況的員工可以等到有時(shí)間的時(shí)候再去閱讀會議記錄。”信息源:汕頭招聘網(wǎng)_www.rc3721.com<;/span>

　　制定會議時(shí)間預(yù)算。富勒建議：“計(jì)算出整個團(tuán)隊(duì)每周花在開會上的時(shí)間總和，之后有針對性地把這個時(shí)間縮減10%或20%。這會迫使你認(rèn)真考慮哪些會議可以取消?！眝olometrix的一些客戶采取了富勒所謂的“極端措施”，強(qiáng)制執(zhí)行時(shí)間限制。例如：使用在預(yù)定時(shí)間斷開的會議專線，或在會議開始的精確時(shí)刻關(guān)閉會議室大門，禁止遲到者進(jìn)入。他說：“通常情況下，大家不需要采取那么極端的方式”，將時(shí)間限制到最少?！澳阒灰嵝涯切┎蛔袷貢r(shí)間的人，下次他們應(yīng)該做得更好?！?

　　避免時(shí)間碎片化。許多公司會間隔30或60分鐘安排會議，但富勒指出，大量研究顯示，人在被打斷之后至少需要15分鐘時(shí)間才能重新集中精神，“如果在下一次會議之前的時(shí)間不足一個小時(shí)，那就很難保持高效率?！彼ㄗh，盡可能安排連續(xù)會議，使得每個人每天都能有一大段不被打擾的時(shí)間，集中做好自己的實(shí)際工作。信息源:汕頭招聘網(wǎng)_www.rc3721.com<;/span>

　　實(shí)行審批。富勒說：“用于開會的時(shí)間之所以失去控制，是因?yàn)樵诖蠖鄶?shù)公司，沒有人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)時(shí)間。沒有人決定必要的會議時(shí)長?！睘榱私鉀Q這個問題，volometrix的一些客戶將時(shí)間預(yù)算納入了財(cái)政預(yù)算。富勒說：“在每一個新的研發(fā)周期或其他類型的項(xiàng)目開始時(shí)，負(fù)責(zé)人都要設(shè)定會議預(yù)算，把它作為總體開支的一部分。會議預(yù)算需要經(jīng)過同樣的審批過程?！彼a(bǔ)充道，有些管理人員最初懷有抵觸心理，但親自做過計(jì)算之后就會轉(zhuǎn)變態(tài)度。富勒表示，在一家大型生物科技公司，首席財(cái)務(wù)官“預(yù)計(jì)公司高薪聘請的大量員工每年用于開會的時(shí)間總計(jì)為60,000個小時(shí)。在被告知需要削減開會時(shí)間時(shí)，他非常生氣。后來，他親眼看到了計(jì)算數(shù)據(jù)，了解了用于開會的時(shí)間將給公司造成的實(shí)際損失。于是，他改變了自己的想法?！?